e-Signature คืออะไร มีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร?

[nenechan]

ในยุคนี้ อะไร ๆ ก็ต้องรวดเร็ว สะดวกสบาย และปัจจุบันก็มีเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มความสะดวกให้แก่องค์กร นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความรวดเร็วให้กับการทำงาน ไม่ต้องรอการอนุมัติ หรือว่าทุกคนมาเซ็น วันนี้เราจะมาบอกว่า e-Signature คืออะไร และมีประโยชน์ต่อองค์กรและการทำงานของเราอย่างไรบ้าง มาดูกันเลย

e-Signature คืออะไร
   e-Signature คือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) เป็นลายเซ็นที่ยืนยันว่าเจ้าตัวได้รับรู้ เรียกได้ว่าเหมือนกับลายเซ็นที่เซ็นด้วยปากกาทุกประการ แต่เป็นการเซ็นทางอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับ e-Signature จะมีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวเลข หรือเสียง ที่จะพิสูจน์ว่านี่คือ ตัวจริงเสียงจริง ไม่ใช่การแอบอ้าง

ข้อดีของการใช้ e-Signature คืออะไร
   ในช่วงที่โควิด-19 แพร่ระบาด ทำให้หลายบริษัทต้องให้พนักงานทำงานที่บ้าน การติดต่อสื่อสาร รวมถึงการเซ็นเอกสารค่อนข้างยากลำบาก ทำให้หลายคนหันมาใช้ e-Signature จวบจนปัจจุบัน ซึ่งประโยชน์ของ e-Signature มีอะไรบ้าง มาดูกันเลย

สะดวกและรวดเร็ว
   เราสามารถส่งเอกสารให้ผู้บริหารและพนักงานลงนามได้ทันที ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดในโลกก็ตาม เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต ก็สามารถ Log in เข้าไปเซ็นเอกสารอนุมัติ หรือรับทราบได้เลย ไม่ต้องเข้ามาที่ออฟฟิศ หรือว่าส่งเอกสารไปที่บ้าน ไม่ต้องสแกนให้ยุ่งยาก ก็สามารถเซ็นได้ e-Signature ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
   ที่สำคัญ ทุกคนสามารถเซ็นเอกสารเดียวกัน เรื่องเดียวกันพร้อมกันได้ ไม่จำเป็นต้องรอเอกสารเวียน ซึ่งอาจจะต้องใช้ระยะเวลานานกว่างานจะเดินหน้าต่อไปได้

ลดการใช้กระดาษ
   ในช่วงภาวะที่เรากำลังก้าวสู่วิกฤตทางสิ่งแวดล้อม การลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติเป็นสิ่งที่เราทุกคนควรจะร่วมมือกัน ดังนั้น การใช้ e-Signature คือหนึ่งในหนทางแก้ไขปัญหา โดยลดการใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น เพราะเราสามารถให้ทุกคนเซ็นเอกสารได้ผ่านช่องทางออนไลน์ เรียกว่า นอกจากสะดวกรวดเร็วแล้ว ยังลดการใช้กระดาษในปริมาณมากอีกด้วย โดยเฉพาะองค์กรที่มีการเซ็นอนุมัติที่ซับซ้อน หลายขั้นตอน

มีความน่าเชื่อถือสูง
   แม้ว่าจะเป็นการเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ e-Signature คือหนึ่งในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือสูง สามารถตรวจสอบได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยเอกสารทุกอย่างที่เราเซ็นไปจะถูกนำเข้าระบบและตรวจสอบอย่างเข้มงวด เราจึงไม่ต้องห่วงเรื่องจะมีคนสวมรอย หรือว่าขาดความน่าเชื่อถือ

เพิ่มความรวดเร็วให้แก่การทำงาน
   องค์กรยุคใหม่จะต้องเคลื่อนที่ไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว เราจึงต้องหาวิธีที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวและความว่องไวให้การทำงาน e-Signature จึงเป็นทางเลือกหนึ่งในการช่วยให้งานจุกจิกเล็กน้อย หรือแม้กระทั่งงานใหญ่เดินหน้าต่อไปได้อย่างไม่มีสะดุด

e-Signature คือความรวดเร็วและสะดวกสบายในการยืนยันตัวตน รวมถึงสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ทุกเมื่อ เชื่อถือได้ ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้แก่องค์กร ไม่ต้องรอการอนุมัตินานอีกต่อไป เพราะสามารถเซ็นชื่อผ่านสมาร์ตโฟนได้เลย